Bokningsvillkor för konferenser och grupper

1. Definitioner

Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, till exempel för konferens, eller vid grupp- och

festvåningsbeställning. Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster. En bokningsförmedlare är ett företag som förmedlar arrangemangsbokningar inklusive eller exklusive förmedling av betalning för bokningen.

2. Beställning

Beställning ska ske skriftligt. Giltigt avtal om bokning anses ha träffats den dag skriftlig bekräftelse skett via återsändande av underskriven bekräftelse.

3. Förskott

Ett förskott på 50 % av bekräftat belopp förfaller till betalning inom 10 dagar från fakturornas datum. Faktura på förskottsbeloppet sänds omgående efter bekräftad bokning. Betalas inte förskottet är beställningen inte bindande för leverantören.

4. Särskilda önskemål vid beställning och konferensplanering

Har beställaren särskilda önskemål gällande till exempel husdjur, krav på särskilda säkerhetsarrangemang, specialkost och så vidare ska det framföras redan vid beställningstillfället. Specificerad deltagarförteckning, specialkost, extra beställningar med mera skall vara leverantören tillhanda senast två (2) veckor före ankomst.

5. Värdefull egendom

Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

6. Avbokning av arrangemang och reducering antal deltagare

Avbeställning ska ske skriftligt.

Grupper 2-75 personer

• Mer än 12 veckor före ankomst Utgår en administrativ avgift på 200 kr per person
• 10-12 veckor före ankomst 25 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• 8-10 veckor före ankomst 50 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• 4-8 veckor före ankomst 75 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• Mindre än 4 veckor före ankomst 100 % avbokningskostnad av bokningens totala värde

 

Grupper 76-500 personer

• Mer än 15 veckor före ankomst Utgår en administrativ avgift på 200 kr per person
• 12-15 veckor före ankomst 25 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• 10-12 veckor före ankomst 50 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• 8-10 veckor före ankomst 75 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• Mindre än 8 veckor före ankomst 100 % avbokningskostnad av bokningens totala värde

Reducering av antal deltagare

Beställaren har rätt att fram till 2 veckor före ankomst reducera ursprungsantalet för bekräftad bokning med maximalt 10%.  Mindre än 2 veckor före ankomst debiteras alla avbokningar med 100 %

 

Covid-19

Om Folkhälsomyndigheten avråder från denna typ av arrangemang för ditt ankomstdatum, kan du boka om arrangemanget enligt följande.

• Ombokning måste göras senast 14 dagar innan ankomst
• Ombokning kan göras i mån av plats och till gällande prislista
• Betalat belopp kan användas som delbetalning eller betalning när du gör en ombokning beroende på vilken period du väljer att boka
• Väljer du att boka om till period som är dyrare än priset för ombokat datum betalas mellanskillnaden av beställaren
• Ombokad vistelse kan inte bokas av eller ombokas på nytt när nytt bokningsdatum är bekräftat

7. Betalning

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställt boende eller beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 10 dagar från fakturans datum. Arrangemanget faktureras enligt punkten 3 förskott ovan samt direkt efter genomfört arrangemang. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

8. Reservation för prisändringar

Leverantören reserverar sig för prishöjningar. Leverantören ska omgående informera beställaren när pristillägg sker.

9. Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra

omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd i någon form.

10. Ansvar för egendom/vållande av skada

Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar endast för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme om skriftlig bekräftelse finns där leverantören har åtagit sig att ansvara för egendomen. Se även punkten 5. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.

11. Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.

12. Bokning genom förmedlare

Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.